DONNÉES PERSONNELLES

INFORMATIONS RELATIVES À LA PROTECTION DES DONNÉES D’OTOKAR EUROPE

#1 OBJET DE CE DOCUMENT

L’objet de la présente politique (ci-après "Politique") est de vous informer des Traitements de vos Données Personnelles réalisés par OTOKAR Europe SAS, identifiée sous le numéro 534 167 796 RCS Pontoise (ci-après dénommée « Otokar Europe » et/ou « nous »).

#2 - QUI EST LE RESPONSABLE DES OPÉRATIONS DE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES ?

Otokar Europe importe et distribue, en France et en Europe, au travers de son réseau de distributeurs, des véhicules de transport public Otokar, ainsi que des pièces de rechange relatives à ces véhicules. Dans le cadre de ses activités, Otokar Europe autorise et oblige les distributeurs, points services et réparateurs agréés membres de son réseau (ci-après dénommés « partenaires Otokar Europe ») à offrir un soutien et un service client dans des domaines techniques et non techniques aux clients actuels et aux prospects.

Otokar Europe gère également le site Internet www.otokareurope.com tout en assurant la promotion de la marque Otokar en France et en Europe.

Sauf indication contraire, les partenaires Otokar Europe sont des entreprises juridiquement et économiquement indépendantes, non rattachées à Otokar Europe. Ils utilisent la marque Otokar en tant que titulaires d’autorisation pour commercialiser des véhicules de transport public, des pièces d'origine, ainsi que des services d'entretien et de réparation sous ladite marque.

En application du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (« RGPD »), Otokar Europe est responsable du traitement de l'ensemble de vos données à caractère personnel qui sont traitées par le biais du site Internet précité, de votre application MyOtokar, de vos échanges avec le Service Après-Vente Otokar (ci-après dénommé collectivement « Service Client » d’Otokar Europe) et dans le cadre d'actions de marketing direct par voie électronique ou postale.

Otokar Europe peut également être amenée à traiter également vos données qui lui sont transférées par les partenaires Otokar Europe, conformément aux exigences légales relatives à la protection des données. Les partenaires Otokar Europe sont, quant à eux, responsables du traitement des données à caractère personnel que vous leur fournissez dans le cadre des activités commerciales et des services qu’ils proposent (réparation, entretien etc.).

Les partenaires Otokar Europe traitent également vos données lorsque celles-ci sont transférées par Otokar Europe, conformément à la réglementation applicable. Les présentes informations relatives à la protection des données décrivent également quelques traitements effectués par les partenaires Otokar Europe sans toutefois être exhaustif. En effet, les partenaires Otokar Europe peuvent collecter d'autres données à caractère personnel référencées dans leurs propres documents d’information relatives à la protection des données. Vous avez alors la possibilité de vous rapprocher de ces partenaires Otokar Europe afin de savoir comment ils utilisent vos données à caractère personnel.

#3 - DANS QUELS CAS OTOKAR EUROPE COLLECTE-T-ELLE ET UTILISE-T-ELLE LES DONNÉES PERSONNELLES ?

Otokar Europe collecte et traite vos données à caractère personnel, en particulier dans les cas suivants :

• Lorsque vous nous contactez directement (par le biais de notre site Internet, du Service Commercial d’Otokar Europe, par exemple), pour des questions concernant nos produits, nos services ou autres ;
• Lorsque vous faites l’acquisition d’un véhicule Otokar ;
• Lorsque vous souscrivez à des services (application MyOtokar, etc.) auprès d’Otokar Europe ;
• Lorsque vous nous demandez des informations concernant nos véhicules et services (envoi de brochures, par exemple) ;
• Lorsque vous répondez à nos actions de marketing (par ex. envoi d'un email ou communication de vos données sur notre site Internet : www.otokareurope.com) ;
• Lorsque des tiers ou des partenaires d’Otokar Europe nous transmettent vos données à caractère personnel, conformément à la réglementation en vigueur ,par exemple, vous avez donné votre consentement ou n'avez formulé aucune opposition concernant le transfert de vos données à Otokar Europe après avoir été informé de votre droit à vous y opposer, à des fins de la gestion de la clientèle, pour vous identifier lors de vos éventuels contacts avec le Service Après-Vente d’Otokar Europe ;
• Lorsque des données concernant votre véhicule (y compris le numéro de châssis) nous sont transmises dans le cadre de services et de prestations d'entretien / de réparation chez les partenaires d’Otokar Europe ;
• Lorsque des tiers (fournisseurs d'adresses agréés, par exemple) sont en droit de nous transmettre vos données à caractère personnel de façon légitime.

Afin de nous permettre de tenir vos données à caractère personnel à jour, nous vous remercions de nous signaler toute modification à cet égard, notamment concernant vos coordonnées.

#4 – QUELLES DONNÉES PERSONNELLES RECUEILLONS-NOUS ?

Otokar Europe est susceptible de collecter les catégories de données à caractère personnel suivantes, à travers les différents services et canaux de contact décrits dans les informations relatives à la protection des données :

• Coordonnées : nom, prénom, raison sociale, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail.
• Autres données à caractère personnel : informations que vous avez fournies concernant, par exemple, votre fonction dans votre entreprise, etc.
• Données contractuelles : par exemple, numéro de client, numéro de contrat, services Otokar souscrits.
• Revendeur Otokar actuel et/ou préféré.
• Données d'identification, notamment : numéro de client, numéro de contrat.
• Historique client, notamment : données concernant l'achat du véhicule Otokar (modèle, configuration, date d'achat, date de première immatriculation, date du bon de commande, date de livraison, propriétaire, etc.).
• Historique des campagnes et réponses (programme de service client - clients actuels et potentiels - et actions de marketing direct).
• Participation à des salons et/ou évènements.
• Historique des questions et des réclamations adressées au Service Après-Vente Otokar Europe.
• Données d'applications / de sites Internet / de réseaux sociaux.
• Données de comptes en ligne : informations sur vos comptes associés à MyOtokar, par exemple.
• Utilisation de sites Internet et communications : informations concernant votre utilisation de notre site Internet, les messages de notre part que vous ouvrez ou transférez ainsi que les données recueillies à l'aide de cookies et d'autres technologies de suivi. Des informations supplémentaires à ce sujet sont disponibles dans nos mentions légales relatives à la politique de cookies Otokar.
• Données sur les transactions et les interactions : informations concernant des achats de produits et de services, les interactions avec le Service Client d’Otokar Europe (demandes, réclamations), les partenaires d’Otokar Europe et vos participations à des études qualité et/ou de satisfaction.
• Utilisation des services et applications d’Otokar : informations concernant votre utilisation de l’application Otokar (sur votre appareil mobile) et des services de MyOtokar.
• Données techniques du véhicule : données éventuellement créées et/ou traitées dans le véhicule.
• Numéro de châssis du véhicule et autres caractéristiques correspondantes.

#5 - A QUELLES FINS OTOKAR EUROPE TRAITE-T-ELLE VOS DONNÉES ?

Otokar Europe traite vos données uniquement si cela est autorisé par la réglementation applicable. Nous traitons en particulier vos données conformément au RGPD, dans les cas suivants :

• Otokar Europe et ses partenaires, revendeurs et points services agréés, utilisent vos données à caractère personnel pour la gestion des contrats (par ex. commande d'un véhicule, ordre de réparation / atelier, souscription de services Otokar) ou de toute demande de votre part (par ex. offre, essai). Ce traitement est nécessaire à l’exécution des contrats ou à la gestion de vos demandes. S’agissant de ces dernières, Otokar Europe peut vous contacter pour donner suite à votre demande.
• Otokar Europe peut être amenée à vous contacter également si votre véhicule Otokar fait l'objet d'une campagne technique ou de rappel. Le cas échéant, compte tenu du caractère hautement important de ces campagnes (éviter un risque aux passagers du véhicule, l'endommagement du véhicule, etc.), Otokar Europe prendra contact avec vous soit directement, soit par l'intermédiaire de ses revendeurs ou points services agréés, en utilisant les coordonnées que vous nous aurez communiquées, afin de se conformer à son obligation légale d'information.

Par ailleurs, Otokar Europe peut également vous contacter dans des cas soigneusement définis, à des fins marketing ou commerciales notamment dans le cadre de son intérêt légitime d’améliorer la connaissance de ses clients et de développer sa clientèle. Ainsi, vous pouvez être contacté par exemple :

lors d’opérations de prospection commerciale (offres de produits et de services, etc.)

de façon personnalisée en fonction de votre profil client

à des fins d'études de satisfaction

pour vous informer de la fin de garantie ou d’un contrat de service

pour vous proposer une offre portant sur votre véhicule (contrôle, etc.).

Otokar Europe s’engage, le cas échéant, à déployer ces communications conformément aux exigences légales relatives à la protection des données et à collecter préalablement votre consentement exprès lorsque cela est requis par la règlementation.

Otokar Europe assure également le traitement de vos données à caractère personnel en vue de vous offrir une expérience optimale auprès de ses différents services (en vous identifiant parfaitement sur tous les points de contacts, par exemple).

Ces Données Personnelles sont nécessaires à la gestion des activités de Otokar Europe. Si vous ne fournissez pas ces Données ou si vous refusez leur collecte, cela rendra la gestion des activités de Otokar Europe difficile ou impossible.

#6 - QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Otokar Europe s'engage à préserver la confidentialité de vos Données Personnelles et à se conformer à toutes les exigences légales concernant le partage et la divulgation des Données Personnelles. A cet égard, vos Données Personnelles ne seront accessibles que par une liste limitée de destinataires, en fonction de leurs besoins et au cas par cas.

Otokar Europe peut notamment communiquer des informations aux destinataires suivants :

• Les employés de Otokar Europe travaillant au sein des services en charge du Traitement de Données Personnelles dans la limite de leurs fonctions (ex. service marketing ; service commercial ; etc.) ;
• Les entreprises partenaires et autorités publiques habilitées à recevoir vos données;
• Les prestataires de services agissant pour le compte d’Otokar Europe (ex. afin d’envoyer des newsletters) qui peuvent également accéder à vos Données Personnelles.

Le transfert dans le parfait respect de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, à des prestataires et partenaires soigneusement sélectionnés avec lesquels nous coopérons pour vous offrir des produits et des services. Nous procédons à ce transfert uniquement dans le strict respect des conditions de traitement par un sous-traitant, prévu par le RGPD. Un de nos prestataires de services informatiques est situé en dehors de l'Espace Economique Européen. Ce Transfert est couvert par les Clauses Contractuelles Types.

Veuillez noter que nous ne partageons vos Données Personnelles que lorsque lesdits destinataires ont un besoin légitime d'y avoir accès.

#7 - COMMENT OTOKAR EUROPE PROTÈGE-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Otokar Europe et, le cas échéant, ses sous-traitants partenaires dûment sélectionnés, mettent en œuvre plusieurs mesures de sécurité telles que des outils de chiffrement et d'authentification de pointe pour protéger et préserver la sécurité, l'intégrité et la disponibilité de vos données. Même s'il est impossible de garantir une sécurité absolue contre un accès non autorisé lors d'un transfert de données sur Internet ou sur un site Internet, Otokar Europe, ses prestataires de services et ses partenaires font tout leur possible pour protéger vos données à caractère personnel conformément à la réglementation en vigueur relative à la protection des données en mettant en œuvre des mesures de sécurité physique, électronique et orientée vers des processus à la pointe de la technologie. Nous appliquons, entre autres, les mesures suivantes :

• Critères stricts pour autoriser l'accès à vos données selon le principe du « besoin de connaître » (limitation à un nombre de personnes aussi réduit que possible) et exclusivement aux fins prévues.
• Transfert des données collectées sous forme chiffrée dans la majorité des cas.
• Protection par pare-feu des systèmes informatiques pour protéger les données contre les accès non autorisés, par des hackers par exemple.
• Contrôle permanent des accès aux systèmes informatiques pour détecter et prévenir l'utilisation abusive des données à caractère personnel.

Si vous recevez un mot de passe de la part d’Otokar Europe ou si vous en avez vous-même choisi un pour accéder à certains services, espaces de son site Internet ou d'autres portails ou applications proposés par notre marque, vous êtes responsable de la préservation de la confidentialité de ce mot de passe et du respect de toutes les autres procédures de sécurité dont vous êtes informé. Nous vous demandons en particulier de ne jamais divulguer votre mot de passe.

#8 – COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles nous les traitons. En cas de traitement des données avec différentes finalités, vos données sont automatiquement effacées ou conservées dans un format ne permettant plus votre identification, dès que la dernière tâche et finalité spécifique a été réalisée. Pour garantir que toutes vos données sont effacées conformément au principe de minimisation des données et à l'article 17 RGPD, Otokar Europe met en œuvre un processus d'effacement interne reposant sur les principes fondamentaux décrits ci-dessous.

Utilisation à des fins de conformité avec un contrat :

Pour respecter des obligations contractuelles, les données collectées auprès de vous peuvent être conservées pendant toute la durée du contrat et - selon la nature et la portée du contrat - pendant une durée déterminée au-delà de son terme en vue de respecter les obligations légales de conservation applicables et de pouvoir répondre à toute question ou réclamation au-delà du terme du contrat. En outre, certains contrats de fourniture de produits et services nécessitent une période de conservation supérieure ; voir également « Utilisation pour l'évaluation des réclamations » ci-dessous.

Utilisation pour l'évaluation des réclamations :

Les données qui, selon Otokar Europe, seront nécessaires pour évaluer et éviter les réclamations à notre encontre ou pour entamer des procédures pénales ou faire valoir des réclamations contre vous, contre nous ou contre des tiers peuvent être conservées par nos soins pendant toute la durée où les procédures correspondantes peuvent être entamées et conformément aux délais de prescription légale applicables.

Utilisation pour le service client et à des fins marketing :

Dans le cadre du Service Client ainsi qu’à des fins de prospection commerciale, les données collectées auprès de vous peuvent être conservées pendant 3 ans à compter de la fin de toute relation commerciale, sauf si vous demandez-leur effacement et si aucune obligation contractuelle ou légale de conservation ne fait obstacle à l’exécution de ladite demande.

#9 - VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE VOS DONNÉES

En tant que personne concernée par le traitement de vos données, vous êtes en mesure d’exercer certains droits établis par le RGPD et autres réglementations applicables en matière de protection des données à caractère personnel, notamment les droits suivants :

Droit d'accès à vos données (RGPD - Art. 15) :

Vous pouvez demander à tout moment l’accès à vos données à caractère personnel enregistrées par Otokar Europe. Cette information comprend, les catégories de données que nous traitons, les finalités pour lesquels nous les traitons, l’origine des données quand nous ne les avons pas collectées directement auprès de vous, et, si applicable, les destinataires auxquels nous transmettons vos données. Vous pouvez recevoir à la demande une copie gratuite de vos données. Nous nous réservons le droit de facturer toute demande de copie supplémentaire.

Droit de rectification (RGPD - Art. 16) :

Vous pouvez demander à Otokar Europe la rectification des données à caractère personnel vous concernant. Nous engageons toutes les actions raisonnables afin de tenir à jour les informations dont nous disposons à votre sujet, et nous les traitons de manière régulière, précise, complète, en fonction de leur mise à jour et avec pertinence sur la base de l'information la plus à jour dont nous disposons.

Droit à l'oubli (RGPD - Art. 17) :

Vous pouvez demander l'effacement de vos données dès lors que les conditions préalables légales ci-dessous sont satisfaites :

• Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière;
• Vous retirez votre consentement, dans le cas où celui-ci est la seule et unique base légale autorisant le traitement des données;
• Vous vous opposez au traitement de vos données et qu'il n'existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement, ou vous vous opposez au traitement de vos données à des fins de prospection;
• Les données ont fait l’objet d’un traitement illicite.

sauf si le traitement est nécessaire :

• Afin de respecter une obligation légale nous imposant de conserver et traiter vos données, selon application des durées de conservation imposées par la réglementation applicable;
• À la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Droit à la limitation du traitement (RGPD – Art. 18) :

Vous pouvez demander la limitation d’un traitement de vos données dans les cas suivants :

• Vous contestez la validité des données. Le traitement ultérieur des données est limité pendant la période nécessaire à la vérification de leur validité;
• Le traitement est illicite et vous refusez l'effacement de vos données. Vous exigez à la place la limitation de leur utilisation;
• Otokar Europe n’a plus besoin de vos données, mais vous en avez besoin pour la mise en application, l'exercice ou la défense de vos droits;
• Vous vous êtes opposé au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si le motif légitime poursuivi par Otokar Europe prévale sur le vôtre.

Droit à la portabilité des données (RGPD - Art. 20) :

Vous pouvez obtenir que vos données à caractère personnel soient transmises à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible. Cependant, ce droit vous est conféré uniquement si le traitement des données est fondé sur la base de votre consentement ou nécessaire à l'exécution d'un contrat. Au lieu de recevoir une copie de vos données, vous pouvez également demander à Otokar Europe de les soumettre directement à une autre personne en charge désignée par vous.

Droit d'opposition (RGPD - Art. 21) :

Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Otokar Europe ou par un tiers pour des raisons tenant à votre situation particulière. Dans ce cas, nous ne traiterons plus les dites données. Cette disposition ne s'applique pas si nous pouvons démontrer l'existence d'un motif légitime et impérieux pour le traitement des données au cas où celui-ci prévaudra sur vos intérêts ou si nous avons besoin de vos données pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Sort de vos données après votre décès (Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, Art. 32) :

Vous disposez également du droit de donner des directives sur le sort de vos données à caractère personnel après votre mort.

Délais de réponse suite à l’exercice des droits visés ci-dessus :

Nous mettons tout en œuvre pour répondre à toute demande dans un délai de 30 jours. Cependant, ce délai peut être allongé pour des raisons liées à la complexité de votre demande et au nombre de demandes.

Dans certaines situations, Otokar Europe peut se trouver dans l'impossibilité de vous transmettre la totalité de vos données en raison d'une obligation légale. Dans cette hypothèse, si nous sommes amenés à rejeter votre demande, nous vous indiquons immédiatement le motif de ce refus.

Recours auprès des autorités compétentes :

Otokar Europe accorde la plus grande importance à vos préoccupations et à vos droits. Cependant, si vous estimez que nous n'avons pas répondu à vos réclamations, vous êtes en droit de saisir l’autorité administrative compétente en matière de protection des données à caractère personnel (en France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

#10 – NOUS CONTACTER AU SUJET DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Pour toute question sur notre utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter un responsable :
Par courrier électronique : rgpd@otokar.com
Par voie postale à l’adresse :
Responsable Protection des Données personnelles
Otokar Europe SAS
24 rue du Noyer Parc Les Scientifiques De Roissy Lot A-3
95700 Roissy-en-France